Cómo organizar un viaje en grupo

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Para organizar un viaje en grupo hay que tener en cuenta varios aspectos para que resulte divertido y esté al gusto de todos. A simple vista parece fácil, pero cuando empiezas te das cuenta de las grandes diferencias que puede haber en cuanto a gustos aún cuando seáis amigos de toda la vida. Incluso este viaje y su organización, puede ser una forma de conocer realmente a tus amigos, familiares o compañeros de trabajo o clase.

A la hora de planificar un viaje siempre empiezan las dudas y los nervios. Y si ya es complicado para uno solo, organizar un viaje en grupo puede serlo mucho más. Es por ello que, fruto de mi experiencia, he hecho un listado de 10 consejos básicos que espero os sirvan de ayuda para vuestra próxima aventura en grupo.

Organizar un viaje en grupo
Organizar un viaje en grupo puede ser muy divertido.

1. Planificar el viaje en grupo con antelación

Algo que es muy importante es planificar el viaje con la mayor antelación posible. Tanto porque necesitaremos de tiempo para su organización, como porque podremos acceder a mejores ofertas en el transporte, hoteles y actividades.

También hay que tener en cuenta que cuadrar las mismas fechas todos los integrantes del grupo es bastante complicado, así que lo mejor es empezar por poner un margen de fechas con un poco de flexibilidad.

2. Designar un coordinador del grupo

Para que no sea un caos, al organizar el viaje en grupo es aconsejable que se nombre a un coordinador. Este será el encargado de organizar las tareas (búsqueda de hoteles, presupuesto de transporte,…) y quien esté pendiente de que se vayan cumpliendo los plazos que os marquéis.

Para todo ello, es importante abrir un canal de comunicación para todo el grupo. Existen varias opciones, como un grupo de Whatsapp o, mi preferido, un grupo privado en Facebook. En este último se pueden crear encuestas, subir documentos y compartir información. Lo de las encuestas es algo muy útil y será la forma más democrática de organizar vuestro viaje en grupo.

Organizar un viaje en grupo
Formas de comunicarse al organizar un viaje en grupo.

3. Establecer un presupuesto para el viaje por persona

Una de las primeras votaciones puede ser cuál será el presupuesto por persona a gastar en el viaje. Hay quienes están dispuestos a gastar más de 1.000 € en una semana y quienes lo limitan a 400€ (como es mi caso…). Dependiendo de este presupuesto, podréis elegir el destino y ver la posibilidad de ir cómodos e incluso contratar autobuses de lujo para viajar. Esta es una opción que, para viajar por España, está cada vez más de moda y con la que te puedes despreocupar de cómo llegar a algunas zonas más apartadas e, incluso, poder beber unos buenos vinitos a gusto sin preocuparte de tener que conducir.

Organizar un viaje en grupo
El presupuesto del viaje será fundamental a la hora de organizarlo.

4. Cómo gestionar el dinero en el grupo de viaje

Una vez que se tenga el presupuesto del viaje, viene una parte que puede ser problemática en un principio. La gestión del pago de los gastos del viaje en grupo puede ser caótica y dar pie a bastantes conflictos, por lo que yo recomiendo que, a poder ser, lo lleve una sola persona. Si hay que comprar vuelos muy caros, tal vez es mejor que cada uno se pague el suyo, pero si alguno del grupo tiene una tarjeta VISA o AMEX, podrá hacer el pago por adelantado y el resto pagárselo antes de que le llegue el cargo.

Otra opción es que cada uno se haga cargo de una partida de gastos. Por ejemplo, uno paga los hoteles, otro el transporte, otro las actividades,… luego se suma todo para saber el gasto total. Este se dividirá entre el número de personas del grupo y así se sabrá cuánto debe cada uno y cuánto le deben a otros. De todas formas, esta opción es algo más engorrosa.

5. Escoger un destino

La elección del destino puede ser el paso que más tiempo os lleve decidir. Aquí va a entrar el factor determinante del presupuesto y de los gustos personales. Yo empezaría con una primera encuesta para saber si el destino del viaje en grupo será de playa, ciudad o montaña. Luego se pueden ir haciendo más encuestas en función de lo que las personas del grupo vayan sugiriendo e ir poco a poco acotando el destino que más os guste a todos. A veces el resultado puede ser ¡el menos esperado!

Organizar un viaje en grupo
Escoger el destino puede ser una labor complicada al viajar en grupo.

6. Decidir qué actividades se quieren realizar en el viaje

Tanto si habéis decidido viajar a una ciudad, ir a una zona de playa o de montaña, seguro que hay muchas opciones de actividades para hacer. Es por ello que es bueno ver todas las opciones del destino y escoger las que más os gusten a todos. También existe la posibilidad de dividiros y hacer dos o tres grupos para que cada uno pueda escoger si prefiere una actividad tranquila o si prefiere ¡un subidón de adrenalina!

Recordad que estas actividades hay que reservarlas con tiempo, así que es mejor que sea algo que llevéis cerrado antes del viaje.

Organizar un viaje en grupo
Hay muchas actividades que es mejor llevar organizadas cuando viajas en grupo.

7. Decidir el medio de transporte

Tanto para llegar al destino, como para moverse en él, es necesario escoger el medio de transporte. Para un viaje por España existen empresas como Esteban Rivas que te puede ofrecer hacer todo el viaje en un buen autobús de lujo o bien ofrecen el alquiler de coches con conductor y así poder ir todos juntos en una minivan, por ejemplo. Esta es una buena opción para grupos de seis personas.

Si el destino es una ciudad, podéis valorar la opción de comprar los pases que las oficinas de turismo ofrecen que suelen incluir tanto las visitas a museos como los traslados en autobús y metro. También puede ser divertido el alquilar bicicletas para recorrer la ciudad o para haceros una escapada por los alrededores.

8. Hacer reservas hoteles

Al ser un grupo de viaje, es importante que se haga la reserva del hotel o albergue con tiempo. No siempre es fácil encontrar hospedaje para un grupo y, además, recuerda que muchos hoteles tienen tarifas especiales para estos casos. Yo siempre recomiendo escoger un hotel que tenga reembolso en caso de cancelación y que incluya el desayuno. Si optáis por un albergue, existe la posibilidad de que os quedéis todos en una sola habitación sin compartirla con desconocidos, solo tenéis que escoger uno que tenga habitaciones con el número de personas que sois en vuestro viaje.

9. Planifica la ruta

Y ya solo queda hacer una planificación diaria del viaje en grupo. Si vuestro destino es una ciudad, prestad atención a los horarios de los museos y organizad la ruta en función de los días de apertura y cierre de vuestras visitas.

Si os vais a la playa o a la montaña, planifica las actividades de forma que os quede margen para el descanso y tiempo suficiente para conocer el lugar de forma algo pausada y a gusto de todos.

Organizar un viaje en grupo
Es importante seleccionar las visitas cuando organizas un viaje en grupo.

10. Contratar guías de turismo

Hay visitas que merecen ser guiadas por un profesional. Al viajar en grupo el coste por persona será bajo y estoy segura de que la información del destino que os puede dar será mucho más enriquecedora. También recuerda que hay muchos ayuntamientos que ofrecen guías de turismo de forma gratuita para grupos.

Recuerda que el viaje no solo es llegar a destino, sino de disfrutar de todas las etapas. No olvides hacer una apuesta por un turismo sostenible y responsable en todas las actividades que realices. Cuanta menos huella dejemos, mejor será para todos.

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